ขั้นตอนการประสานงาน

ขั้นตอนสำหรับเจ้าหน้าที่ติดต่อประสานงาน

1. ศึกษารายละเอียดจากเอกสาร ข้อมูลจาก www.comcamp.org  หัวข้อ รายละเอียดการขอเข้าค่ายพักแรม  หรือ  Download  เอกสารได้จากหัวข้อ  DOWNLOAD เอกสาร
2. ดูรูปภาพสถานที่และกิจกรรม ได้ที่ www.comcamp.org หัวข้อ รูปภาพสถานที่ภายในค่ายพักแรม
3. ดำเนินการติดต่อสอบถามเจ้าหน้าที่ประสานงานค่ายพักแรมฯ
     3.1 สอบถามรายละเอียดค่าใช้จ่ายหรือประมาณการค่าใช้จ่าย  (*ดูรายละเอียดเพื่อสอบถามในเอกสารหน้าต่อไป หัวข้อ รายละเอียดค่าใช้จ่ายในการจัดกิจกรรม)
     3.2 กรณีเข้าพักแรมเพื่อทัศนศึกษา หรือจัดกิจกรรมเองโดยไม่ใช้ครูฝึกหรือวิทยากรจากทางค่ายพักแรม ก็จะมีค่าใช้จ่ายตามระเบียบ เฉพาะในส่วนที่เกี่ยวข้อง
     3.3 แจ้งรูปแบบหรือวัตถุประสงค์การจัดกิจกรรม เพื่อกำหนดกิจกรรมและจัดตารางเวลาที่เหมาะสมร่วมกัน
4. ตกลงใจกำหนดวัน – เวลาที่ต้องการแน่นอน และติดต่อเพื่อจองสถานที่ไว้ก่อน
     4.1 โอนเงินมัดจำ จำนวน 2,000.- บาท เพื่อยืนยันการจองสถานที่ (การจองด้วยวาจา ไม่ถือเป็นการจองที่แน่นอน เพราะจะทำให้คณะอื่นเสียสิทธิ์ในการใช้สถานที่เข้าค่ายพักแรม  โดยทางค่ายฯ จะให้สิทธิ์การจองด้วยวาจา  7  วัน   หากไม่แจ้งยืนยันและวางมัดจำ จะถือว่าสละสิทธิ์  และจะให้สิทธิ์หน่วยงานอื่นที่แจ้งยืนยันเป็นลำดับต่อไป)
     4.2 ส่งเอกสาร ขอรับการสนับสนุนการจัดกิจกรรมเข้าค่ายพักแรม (ตามแบบฟอร์มที่ นย.กำหนดเท่านั้น) (ส่งล่วงหน้าทาง Line  Fax   E-mail : commcampmarine@gmail.com   หรือทางไปรษณีย์)
            ส่งเอกสารฯ ล่วงหน้าไม่น้อยกว่า 30 วัน ก่อนวันเข้าค่ายฯ เพื่อให้ทางค่ายพักแรมฯ เสนอหนังสือเพื่อขออนุญาตหน่วยเหนือ และหน่วยที่เกี่ยวข้องได้ทันเวลา  และหากส่งเป็นสำเนาเอกสารมาก่อนล่วงหน้าแล้ว  ในวันเข้าค่ายพักแรมฯ ให้นำต้นฉบับจริง มาส่งให้ค่ายพักแรมฯ อีกครั้งด้วย
5. โอนค่าใช้จ่าย ค่าอาหารทั้งหมด (หากมีการจัดเลี้ยง) ให้ค่ายพักแรมฯ ก่อนวันเดินทางเข้าค่ายฯ อย่างช้า 3 วัน เนื่องจากจำเป็นต้องจองเสบียงอาหารซึ่งมีจำนวนมาก
     **- ผู้ประสานงานของคณะฯ ควรประมาณการยอดรับประทานอาหารใน 3 มื้อแรกให้ใกล้เคียงยอดจริง และแจ้งให้ค่ายพักแรมฯ ทราบโดยเร็ว เนื่องจากเมื่อจ่ายค่าเสบียงไปแล้วจะไม่สามารถคืนเงินได้ตามยอดรับประทานจริง (ตั้งแต่มื้อที่ 4 จัดตามยอดจริง)
      การจ่ายเสบียงของ จนท. จะดำเนินการเพียง 1 ครั้ง/วัน คราวละ 3 มื้อ คือ มื้อกลางวัน  เย็น และเช้าวันรุ่งขึ้น  หากทางคณะฯ มีความประสงค์จะเพิ่มรายการอาหาร (ปกติทางค่ายจัดให้ 2 อย่าง/มื้อ) กรุณาแจ้งหรือตกลงใจแต่เนิ่นๆ เพราะในตลาดย่อยจะมีค่าใช้จ่ายแพงมากกว่าตลาดเช้ามืด นอกจากนั้นแล้ว คณะฯ จะต้องดำเนินการจัดซื้อด้วยตนเอง
6. ประสานรายละเอียดและสอบถามเส้นทางในการเดินทางอย่างใกล้ชิด เพื่อความสะดวกของคณะฯ เอง
7. เจ้าหน้าที่ติดต่อประสานงานของคณะฯ ควรให้คำแนะนำเบื้องต้นแก่คณะฯ ที่เข้าค่ายพักแรมฯ เกี่ยวกับรายละเอียดสถานที่ ระเบียบ หลักเกณฑ์การเข้าพัก การเตรียมตัว ของใช้จำเป็น และการปฏิบัติตนต่างๆ เมื่ออยู่ในค่ายพักแรมฯ  (หากจำเป็น ควรคัดลอกหรือถ่ายเอกสารข้อมูลที่เกี่ยวข้องจำเป็น เพื่อแจ้งให้ผู้เข้าค่ายพักแรมฯ รับทราบและเตรียมการเบื้องต้น)

1,091 total views, 1 views today