ขั้นตอนการประสานงาน

ขั้นตอนสำหรับเจ้าหน้าที่ติดต่อประสานงาน

1. ศึกษารายละเอียดเบื้องต้นจากเอกสาร ข้อมูลจาก comcamp.org  หัวข้อรายละเอียดการขอเข้าค่ายพักแรม หรือ Download เอกสารได้จากหัวข้อ DOWNLOAD เอกสาร
2. ดูรายละเอียดรูปภาพสถานที่และกิจกรรม ได้ที่ comcamp.org หัวข้อ รูปภาพสถานที่ภายในค่ายพักแรม
3. ดำเนินการติดต่อสอบถามเจ้าหน้าที่ประสานงานค่ายพักแรมฯ
     3.1 แจ้งรูปแบบหรือวัตถุประสงค์การจัดกิจกรรม เพื่อพิจารณากำหนดกิจกรรมและจัดตารางเวลาที่เหมาะสมร่วมกัน
     3.2 สอบถามรายละเอียดค่าใช้จ่ายที่ต้องใช้ หรือประมาณการค่าใช้จ่าย   โดยแจ้งรายละเอียดเพื่อการคำนวณค่าใช้จ่าย ดังนี้
             3.2.1 แจ้งจำนวนคน (ผู้รับการฝึก / ผู้ควบคุม) (แยกเพศชาย-หญิง)
             3.2.2 จำนวนวัน ที่จะเข้าค่ายพักแรมฯ
             3.2.3 จำนวนมื้ออาหาร ที่ต้องการจัดเลี้ยง
             3.2.4 กิจกรรมอื่นๆ ที่อาจมีค่าใช้จ่ายต่างหาก
4. ตกลงใจกำหนดวัน – เวลาที่ต้องการแน่นอน และติดต่อเพื่อจองสถานที่ไว้ก่อน
     4.1 โอนเงินมัดจำ จำนวน 2,000.- บาท เพื่อยืนยันการจองสถานที่ (การจองด้วยวาจา ไม่ถือเป็นการจองที่แน่นอน โดยทางค่ายฯ จะให้สิทธิ์การจองด้วยวาจา 15 วัน  เพราะจะทำให้คณะอื่นเสียสิทธิ์ในการใช้สถานที่เข้าค่ายพักแรม หากไม่แจ้งยืนยันและวางมัดจำ จะถือว่าสละสิทธิ์  และทางค่ายฯ จะให้สิทธิ์หน่วยงานอื่นที่แจ้งยืนยันเป็นลำดับต่อไป)
     4.2 ส่งเอกสาร ขอรับการสนับสนุนการจัดกิจกรรมเข้าค่ายพักแรม (ตามแบบฟอร์มที่ นย.กำหนด) (แจ้งทางโทรสาร Fax   Line   E-mail : commcampmarine@gmail.com   หรือทางไปรษณีย์)
            – ส่งเอกสารฯ ก่อนวันเข้าค่ายฯ ล่วงหน้าไม่น้อยกว่า 30 วัน เพื่อให้ทางค่ายพักแรมฯ เสนอหนังสือเพื่อขออนุญาตหน่วยเหนือ และหน่วยที่เกี่ยวข้อง และหากส่งเป็นสำเนาเอกสารมาก่อนล่วงหน้าแล้ว  ในวันเข้าค่ายพักแรมฯ ให้นำต้นฉบับส่งให้ค่ายพักแรมฯ ด้วย
5. โอนค่าใช้จ่าย ค่าอาหารทั้งหมด (หากมีการจัดเลี้ยง) ให้ค่ายพักแรมฯ ก่อนวันเดินทางเข้าค่ายพักแรมฯ อย่างช้า 3 วัน
     **- ผู้ประสานงานของคณะฯ ควรประมาณการยอดรับประทานอาหารใน 3 มื้อแรกให้ใกล้เคียงยอดจริง และแจ้งให้ค่ายพักแรมฯ ทราบโดยเร็ว เนื่องจากเมื่อจ่ายค่าเสบียงไปแล้วจะไม่สามารถคืนเงินได้ตามยอดรับประทานจริง (ตั้งแต่มื้อที่ 4 จัดตามยอดจริง)
      การจ่ายเสบียงของ จนท. จะดำเนินการเพียง 1 ครั้ง/วัน คราวละ 3 มื้อ คือ มื้อกลางวัน  เย็น และเช้าวันรุ่งขึ้น  หากทางคณะฯ มีความประสงค์จะเพิ่มรายการอาหาร (ปกติทางค่ายจัดให้ 2 อย่าง/มื้อ) กรุณาแจ้งให้ทราบหรือตัดสินใจแต่เนิ่นๆ เพราะในตลาดย่อยจะมีค่าใช้จ่ายแพงมากกว่าตลาดเช้ามืด นอกจากนั้นแล้ว คณะฯ จะต้องดำเนินการจัดซื้อด้วยตนเอง
6. ประสานรายละเอียดและสอบถามเส้นทางในการเดินทางอย่างใกล้ชิด เพื่อความสะดวกของคณะฯ เอง
7. เจ้าหน้าที่ติดต่อประสานงานของคณะฯ ควรให้คำแนะนำเบื้องต้นแก่คณะฯ ที่เข้าค่ายพักแรมฯ เกี่ยวกับรายละเอียดสถานที่ ระเบียบ หลักเกณฑ์การเข้าพัก การเตรียมตัว ของใช้จำเป็น และการปฏิบัติตนต่างๆ เมื่ออยู่ในค่ายพักแรมฯ

(หากจำเป็น ควรคัดลอกหรือถ่ายเอกสารข้อมูลที่เกี่ยวข้องจำเป็น เพื่อแจ้งให้ผู้เข้าค่ายพักแรมฯ รับทราบและเตรียมการ)

943 total views, 3 views today